twitter facebook youtube

Notes – key to productivity

2017-08-17

In previous post I briefly mentioned adding tasks to the list from a notes or calendar. What is the note everyone exactly knows. A question is do we know how to use notes? When to make notes? What kind of notes to make? In today’s article, I will explain how it should be done in order to be productive.

When and where make notes?

In the age of ubiquitous technology, there should not be problems with making notes. We all have either a tablet or a phone, or some even go with a laptop (the least handy for notes, but everyone likes something different). So when should you take notes? And what are they about?

Notes should be made each time we come up with an idea, or when we are reminded of some task to be done. Yes, you can type the task right into the to-do-list. So why first make a note? From my experience I can say that not everything that at the moment seems to be necessary to be done is actually as such. Not all our ideas can be realised. In addition, the idea of project, or doing something, for example screwing furniture requires following step by step. During planning, it is important not to write massive tasks but break them into smaller ones. As I mentioned in the previous post during the planning process, it is important to review the tasks that should be done, because it might be that something has been important at that moment but it is outdated now. Then we throw it away and at the same time we have fewer tasks to do.

Where to record? In fact, we can draw notes everywhere, for instance on the bus or in the queue to the cashier in the supermarket. As I mentioned, we can make notes in electronic devices like a tablet or a phone, but also on a paper napkin in a restaurant (if we have nothing else at hand). It’s important to make notes right away.

Why is it so important?

On what purpose we make notes? Why do I put so much emphasis on making notes right away? This is to relieve our brain of continuous thinking. Consider such a situation:

We have a great idea for a mobile application. We think about it all the time, about characters, about the gameplay. It means we occupy our mind with unnecessary things. It would be easier to make just a brief note, in order not to forget what seems very important and not to be overwhelmed by keeping it in mind.

That is why it is extremely important. The human mind is fallible. What if suddenly we come up with another super idea and forget about some important task? Exactly. We will not do it, and the consequences may be adverse.

Tools

Personally I use Microsoft One Note. Very simple and powerful tool to make notes, and keep them in right order. About One Note I will write more in the next article. In the past I was using evernote and google keep. Tool which you will pick up depends on your preferences and what you expect from your taking notes program.

I recommend you to try out few apps, play then and see which ones meet all or most of your requirements.

All the apps I mentioned have syncing option and versions for all avaliable devices. That means that no matter if we’re working on the phone, tablet or computer, our notes are always on hand.

google-keep

Google keep – cool tool developed by google. Keep offers a lot of capabilities such as:

  • reminders,
  • notes sharing,
  • change the color,
  • adding graphic,
  • adding task list.

Unfortunately, Google Keep is also a little bit unreadable. Yes, it has the ability to add labels, but it’s annoying that our notes appear both in the label (category) and on the main page. This causes, at first glance a low readability of our notes before we pick up a label.

evernote

Evernote – the program I was definitely using the shortes time. As for me very unreadable, no possibility to categorize notes in notebooks (or maybe I don’t know something :p).

one-note

One Note – definitely. It has a lot of capabilities like:

  • creating notebooks,
  • sharing notebooks,
  • creating sections in notebooks,
  • changing color of sections,
  • creating pages in sections,
  • creating to do lists,
  • inserting tables, pictures,
  • etc.

There is a lot of options. In this spot I have to mention that the best in using is desktop version from Microsoft Office on Windows OS. It is the most readable and gives the most, and the best capabilities.

Make notes.

In next article from productivity series, I will tell you how to keep order in our workplace. It will also be connected with notes.

[:pl]

W poprzednim wpisie wspominałem o dodawaniu zadań do listy z notatek lub kalendarza. Co to jest notatka każdy z nas doskonale wie. Pytanie brzmi czy wiemy jak z notatek korzystać? Kiedy sporządzać notatki? Jakie notatki sporządzać? W dzisiejszym artykule wyjaśnię jak to wszystko powinno się odbywać aby być produktywnym. 

Kiedy i gdzie robić notatki?

W erze wszechobecnej technologii nie powinno być problemów ze sporządzeniem notatek. Każdy z nas posiada czy to tablet czy telefon, lub niektórzy chodzą wszędzie nawet z laptopem (najmniej poręczny do notatek, ale co kto lubi). A zatem kiedy sporządzać notatki? I czego one mają dotyczyć?

Notatki należy sporządzać za każdym razem gdy przyjdzie nam do głowy jakiś pomysł, lub gdy przypomnimy sobie o jakimś zadaniu do wykonania. Owszem można wpisać zadanie od razu do listy. Dlaczego więc najpierw sporządzać notatkę. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że nie wszystko co w danej chwili wydaje nam się niezbędne do wykonanie jest takie faktycznie. Nie wszystkie nasze pomysły uda się zrealizować. Dodatkowo pomysł na projekt, lub wykonanie jakiejś czynności np. Skręcenia mebli wymaga rozpisania kroków. Przy planowaniu ważne jest aby nie pisać zadań ogólnikowo tylko rozbijać je na mniejsze. Jak już wspomniałem w poprzednim wpisie podczas procesu planowania ważny jest przegląd zadań do wykonania, bo może okazać się, że coś co na daną chwilę było ważne i zanotowane już jest nieaktualne. Wtedy wrzucamy notatkę i jednocześnie mamy mniej zadań do wykonania.

Gdzie notować? W zasadzie notatki sporządzać możemy wszędzie. Czy to w autobusie, czy w kolejce do kasy w supermarkecie. Jak już wspomniałem notatki sporządzać możemy w urządzeniach elektronicznych takich jak tablet czy telefon, ale również na papierze, serwetce w restauracji (gdy nie mamy nic innego pod ręką). Ważne aby notatki sporządzać najlepiej od razu.

Dlaczego to takie ważne?

W jakim celu sporządzamy notatki? Dlaczego kładę taki nacisk aby notatki były sporządzane od razu? Po to aby odciążyć nasz mózg od ciągłego myślenia. Zakładając sytuację:

Wpada nam do głowy super pomysł na aplikację mobilną. Myślimy o niej cały czas, o postaciach, o rozgrywce. Czyli zaśmiecamy sobie głowę niepotrzebnymi rzeczami. Łatwiej byłoby zrobić notatkę naszych myśli, jednocześnie odciążyć nasz mózg od ciągłego myślenia, na zasadzie byle nie zapomnieć to takie ważne.

No właśnie to takie ważne. Umysł ludzki jest zawodny. Co w przypadku, gdy nagle przyjdzie nam do głowy kolejny super pomysł i zapomnimy o jakimś ważnym zadaniu? No właśnie. Nie wykonamy go, a konsekwencje mogą być różne.

Narzędzia

Osobiście korzystam z Microsoft One Note. Bardzo proste i potężne narzędzie do sporządzania notatek i utrzymywania ich w porządku. Nieco więcej o One Note napiszę w kolejnym artykule z serii. W przeszłości korzystałem z evernote i google keep. Narzędzie, które wybierzecie zależy od waszych preferencji oraz tego, czego oczekujecie od programu do tworzenia notatek.

Polecam wypróbować kilka aplikacji, pobawić się nimi i sprawdzić, które z nich spełnia wszystkie albo większość naszych wymagań.

Wszystkie aplikacje, o których wspominam posiadają synchronizację oraz wersje na wszystkie dostępne urządzenia. Oznacza to, że nieważne czy pracujemy aktualnie na telefonie, tablecie czy komputerze nasze notatki zawsze są pod ręką.

google-keep

Google keep – fajne narzędzie rozwijane przez Google. Keep mimo iż oferuje spore możliwości takich jak:

  • przypomnienia,
  • współdzielenie notatek,
  • zmiana koloru notatki,
  • dodawanie grafik,
  • dodawanie list zadań do odhaczenia.

to niestety jest również trochę mało przejrzysty. Owszem posiada możliwość dodawania etykiet, jednak uciążliwe jest to, że notatki z przypiętymi etykietami pojawiają się zarówno w etykiecie (kategorii) jak i na stronie główniej. Powoduje to na pierwszy rzut oka małą przejrzystość naszych notatek, zanim nie wybierzemy etykiety.

evernote

Evernote – program, z którego korzystałem zdecydowanie najkrócej. Jak dla mnie mało przejrzysty, brak możliwości kategoryzowania notatek w notesach.

one-note

One Note – zdecydowanie mój faworyt. Posiada spore możliwości takie jak:

  • tworzenie notesów,
  • udostępnianie notesów,
  • tworzenie sekcji w notesach,
  • nadawanie kolorów sekcji,
  • tworzenie stron w sekcjach,
  • możliwość tworzenia list zadań do wykonania,
  • wstawianie tabel, obrazów,
  • itd.

Opcji jest naprawdę sporo. W tym miejscu nadmienię, że najlepiej korzysta mi się z desktopowej wersji z pakietu Microsoft Office na systemy Windows. Jest ona najbardziej przejrzysta i daje najwięcej możliwości.

Sporządzajcie notatki.

W kolejnym artykule z serii o produktywności, powiem wam jak utrzymać porządek w swoim miejscu pracy. Będzie on również związany z notatkami.