twitter facebook youtube

Efektywne zarządzanie projektami

2017-11-20

Dzisiaj zajmiemy się problemem efektywnego zarządzania projektami. Masz sporo projektów? Gubisz się w nich? Nie wiesz co masz aktualnie robić bo tyle tego jest? Jeśli choć na jedno pytanie odpowiedziałeś/-aś pozytywnie to dobrze trafiłeś/-aś. Pokażę Tobie dzisiaj mój system do zarządzania projektami i zadaniami z nimi związanymi. Czy to scrum? Czy to kanban? Hmmm …. chyba ani jedno ani drugie. Poznałem scrum’a, jednak coś mi nie pasowało, poznałem kanban’a i okazało się, że również to nie to czego szukam. Ja potrzebuję prostego narzędzia. Postanowiłem stworzyć własny system zarządzania zadaniami w projekcie (i samymi projektami), o którym dziś opowiem. Jeśli masz problem z zarządzaniem projektami lub Twój system się nie sprawdza, albo po prostu chcesz zobaczyć jak robię to ja, zapraszam do zapoznania się z artykułem.

Narzędzia

Osobiście to tworzenia moich tablic z projektami korzystam z aplikacji Trello.
Co nam daje trello?
Aplikacja posiada bardzo przejrzysty interfejs, dodatkowo dostępne są aplikacje mobilne na system Android oraz iOS. Ponadto umożliwia tworzenie zespołów, a dla nich osobnych tablic. Jeśli chcemy by tablica była dostępna tylko dla nas dodajemy ją do osobistych tablic. Przy dużej ilości projektów, przydatną opcją jest oznaczanie gwiazdką, wtedy wyróżnione tablice będą znajdować się na samej górze naszej listy. Dodatkową zaletą trello jest możliwość integracji ze Slack’iem. Jeśli pracujesz sam lub w zespole i na tablicy jest sporo zadań warto nadać im odpowiednie etykiety (możne rzec, że to stories) aby się nie pogubić. Powiesz no ok mam etykiety, ale też jest tego sporo. Już spieszę z pomocą. W menu po prawej stronie znajdziesz filtr kart.

trello_filter

Jak widzisz jest tego sporo. Jak chcesz pofiltrować zadania zależy już tylko od Ciebie.
Trello daje możliwość definiowania członków zespołu, zmiany tła tablicy i wiele wiele innych opcji, które będziesz odkrywał/-a w czasie korzystania z aplikacji.
A z jakich narzędzi do zarządzania projektami Ty korzystasz? Podziel się proszę w komentarzu.

Zarządzanie

To jak wygląda moja przykładowa tablica? Spójrz na poniższy zrzut. Możesz otworzyć go w osobnym oknie aby mieć cały czas wgląd. Uspokoję Cię, trello posiada język polski.

scrum

Ok przejdźmy do opisania co jest gdzie i jak z tego korzystam.
Tablica podzielona jest na 5 kolumn:

  • TO DO – czyli lista zadań do wykonania podzielone na jak najmniejsze iteracje. W przypadku dużych zadań nad jednym spędzilibyśmy dużo za dużo czasu a to jest mało efektywne.
  • IN PROGRESS – zadania w trakcie wykonywania. Należy pamiętać o tym aby nie robić np. 5-10 zadań na raz, bo po co wtedy tablica? 1 (max. 2 zadania) na raz.
  • VERIFY – jeśli pracujesz w zespole bardzo istotna kolumna. Przenosisz tutaj zadania, które wykonałeś. “Ale dlaczego nie do done?” Dlatego, że pracując w zespole, inny jego członek musi zweryfikować to czy faktycznie zadanie zostało poprawnie wykonane.
  • DONE – zadania wykonane i pozytywnie zweryfikowane.
  • MINOR BUGS – błędy zgłaszane przez klientów, które wymagają natychmiastowej interwencji. Gdy trafiają tu jakieś zadania, należy przerwać dotychczasową pracę (chyba, że przerwanie będzie powodować kolejne błędy – to należy zadanie dokończyć) i zająć się tymi krytycznymi błędami.

Jeśli zadanie zostało wykonane i stwierdzisz, że jest Ci już niepotrzebne na tablicy możesz je zarchiwizować, aby nie zabierało miejsca.
Zasada działania na tablicy w przypadku trello jest bardzo prosta. Łapiesz zadanie (kartę) i przeciągasz do odpowiedniej kolumny. “Ale co jeśli nie chcę korzystać z trello? Nie chcę włączać kompa?”, również mam dla Ciebie rozwiązanie.
Aby prowadzić taką tablicę zadań wystarczy zwykła biała tablica lub korkowa, a nawet ściana (chociaż ściany nie polecam bo ciężko ją podzielić na kolumny). Do tego wyposaż się w samoprzylepne karteczki (karty). Tablicę podziel na 5 kolumn nadaj im tytuły i gotowe. Samoprzylepne karteczki, czyli nasze karty przeklejasz między danymi kolumnami – w zależności na jakim etapie jest konkretne zadanie – i równie sprawnie możesz zarządzać swoimi projektami.
Osobiście nie ustalam sobie jakichś limitów czasowych na wykonanie poszczególnych zadań, staram się jednak by zadania nie trwały zbyt długo. Pomocna może być metoda pomodoro, której poświęcej osobny wpis.

Przykład

Bolek i Lolek pracują w jednej firmie. Pracują w jednym zespole nad projektem dla ważnego klienta. Bolek zajmuje się panelem firmy a Lolek panelem klienta. Bolek rozdziela zadania na:

  • stworzenie intefejsu
  • edycja danych
  • layout zadań
  • dodawanie zadania
  • edycja zadania
  • upload zdjęcia profilowego
  • obsługa zmiany hasła
  • itd.

Lolek natomiast postanowił, że nie będzie tracił czasu na analizę i dodał sobie tylko kilka zadań:

  • stworzenie podstawowego panelu klienta
  • obsługa zadań
  • obsługa zmiany hasła

Po zakończonym dniu pracy przychodzi szef i sprawdza efekty prac Bolka i Lolka na tablicy. Bolek ma sporo zadań do weryfikacji przez Lolka, natomiast Lolek ma jedno zadanie w trakcie wykonywania. Bolek sukcesywnie kończy kolejne zadania, natomiast Lolek się pogubił i nie wie co teraz ma robić.

Być może powiesz, że to trywialny przykład ale pokazuje jak łatwo się pogubić w pracy, jeśli źle ją sobie zorganizujesz. Lolek niby określił, że podstawowego panelu klienta. Ponadto dodał obsługę zdań i wydzielił obsługę zmiany hasła, jednak w dalszym ciągu są to zbyt ogólne nazwy zadań. I już nie chodzi tu o to, że szef przyjdzie i powie, że Bolek zrobił dużo więcej zadań. Przecież Lolek może pokazać, że sporo zrobił. Co z tego? Jak w końcu się pogubił bo sam nie wiedział co już zrobił a czego nie?

Podsumowanie

Zarządzanie zadaniami za pomocą tablicy czy to scrum czy kanban, czy stworzonej przez Ciebie, odpowiadającej Twoim potrzebom wydaje się błahe, proste i z pozoru niepotrzebne. Jednak jeśli jeszcze nigdy w taki sposób nie pracowałeś/-aś – albo nie spodobał Ci się taki rodzaj pracy – zachęcam do skorzystania z mojego sposobu zarządzania projektem. Nie mu tu żadnych komplikacji, żadnych ukrytych haczyków. Gdy zaczniesz korzystać, przekonasz się ile plusów daje zarządzanie projektem przez tworzenie pojedynczych małych zadań uporządkowanych na tablicy.
Rozwinięcie tematu z tego artykułu znajdziesz na moim VLOGu już w środę. Zachęcam do subskrypcji kanału gdyż będę na nim sporo mówił o poprawy jakości pracy samemu i w zespole oraz będę poruszał wiele zagadnień związanych z produktywnością.

Artykuł nie jest sponsorowany 🙂